Übertragen von Navisiondaten nach Excel

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Navision konnte schon immer seine Daten sehr schnell und einfach nach Excel übertragen – auch mit der nativen Navisionversion, also zwischen Navison 2.00, 2.01 über die 3er Version bis zu 2009R2. Seit Microsoft Dynamics NAV 2013 und folgende RTC-Wege wurde das dann immer einfacher. Bis zur reinen Webversion, da ist es wieder komplizierter. Microsoft…


Clipboard-Zwischenablage

Schon seit der Windows-Navisionversion 1.3 möglich, bis heute.
Listen: (Debitorenliste, Artikelliste, Kreditorenliste, Sachkontenliste…) gewünschte Filter setzen, STRG+A („Alles markieren“). Natives Navision: STRG+C („Copy“). Navision RTC: Shift+Strg+C. Die Liste steht nach kurzer Zeit in der Zwischenablage drin. „Kurze Zeit“ kann je nach Anzahl der Datensätze und der darin enthaltenen Flowfields durchaus auch ein paar Minuten sein. Grundsätzlich ist es übrigens keine gute Idee, in Listen Flowfields zu haben. Das gehört aber in das Thema Performance Optimierung, dazu wird es auch noch einmal einen Leitfaden geben.
Karten: (Debitorenkarte, Kreditorenkarte, Artikelkarte…): Das geht NUR im nativen Navision, also bis Navision 2009R2. Nicht RTC. Nicht Webclient.

Im Zielprogramm, also Excel, Liebre Table, Google Tables, Word, Documents oder wo auch immer, werden die Daten dann einfach mit Strg+V einfügen.

Navision-Funktion „Senden“

Das Clipboard war und ist schon immer etwas langsam. Das hat tatsächlich auch massive technische Gründe: Navision bzw. Business Central muss sehr sehr viele Daten für die Zwischenablage aufbereiten, in verschiedenen Formaten. Navision „weiß“ ja nicht, wo die Dateien am Ende eingefügt werden sollen. Im nativen Client gab es daher so in etwa ab der 4er Version eine neue Funktion: Daten übertragen. Als Ziel musste man sich direkt für Word oder Excel (oder ein praktisch nie benutztes Irgendwas) entscheiden. So konnte Navision schon die Daten direkt für das richtige Ziel aufbereiten, was vieeeel schneller ging. Als Faustformel: Wenn das Füllen der Zwischenablage etwa 1,5 minuten (~100 Sekunden) dauerte, so wurden die gleichen Daten mit Senden in ca. 10 Sekunden (1/10 der Zeit) gesendet. Und das auch noch hübsch formatiert, inkl. führenden Nullen, z.B. in Artikelnummern oder Postzeitzahlen.

Natives Navision bis zur Version 2009R2

RTC ab Navision, 2009R2 über NAV, Business Central 2015, 2016, bis 2019 Spring release Windows.Client

In beiden Fällen gilt der Shortcut STRG+E.

Sie haben eine Navision-version bis zur Version 2009R2, Sie sehen die oben dargestellten Buttons mit den Texten „An Microsoft Excel sen. (Strg+E)“ oder „An Microsoft Word send. (Strg+E)“, aber es passiert einfach nichts, wenn Sie drauf drücken, oder Strg+E drücken? Das passierte leider sehr oft: Systemhäuser haben damals einfach das vorhandene Navision genommen, und in die jeweils aktuelle Navision-Version importiert. Das ging damals auch noch kinderleicht und meist ohne Seiteneffekte, also nicht mehr wie die späteren Updates, z.B. von 2015 auf 2016.
Dadurch hat die neue Fin.exe oder die Finsql.exe dann auch direkt diese Schaltflächen angezeigt. Damit aber auch etwas funktioniert, mussten einige Objekte angepasst/eingespielt werden. Z.B. in der Codeunit 1 die neuen Trigger

LaunchApp(DataXML : Automation „‚Microsoft XML, v6.0‘.DOMDocument60“;StylesheetID : GUID;ApplicationXML : Automation „‚Microsoft XML, v
EXIT(AppLaunchMgt.LaunchApp(DataXML,StylesheetID,ApplicationXML));

SelectStyleSheet(ObjectType : Integer;ObjectID : Integer;VAR StyleSheetID : GUID) : Boolean
EXIT(AppLaunchMgt.SelectStyleSheet(ObjectType,ObjectID,StyleSheetID));

ManageStyleSheets(ObjectType : Integer;ObjectID : Integer)
StyleSheets.SetObject(ObjectType,ObjectID);
StyleSheets.RUN;

Es gehören aber noch mehr Objekte dazu: Codeunit 403 Application Launch Management,
Tables
1 2000000065 Send-To Program Ja 26.05.14 10:06:17 Ja
1 2000000066 Style Sheet Ja 26.05.14 10:06:17 Ja
1 2000000067 User Default Style Sheet Ja 26.05.14 10:06:17 Ja
Forms:
2 690 Manage Style Sheets Nein NAVW16.00 05.11.08 12:00:00 Ja
2 692 Import Style Sheet Nein NAVW16.00 05.11.08 12:00:00 Ja
2 694 Style Sheets Nein NAVW16.00.01 14.08.09 12:00:00 Ja
2 697 Manage Style Sheets – Pages Nein NAVW16.00 05.11.08 12:00:00 Ja

Sprechen Sie mich einfach mal an wenn sie diese Funktionen in Ihrem Navision vermissen.

Im RTC sind diese Funktionen fest eingebaut und funktionieren immer. Bei fehlemden Word/Excel wird die fertige Datei zum Download angeboten und kann auch in anderen Programmen (Libre Office, Google Tables) geöffnet werden.

Übertrag per Programmcode

Die bisher vorgeschlagenen Optionen dienen dazu, fix und fertig sichtbare Daten aus Navision und Business Central z.B. nach Excel übertragen.

Oft muss man aber Daten erst aufarbeiten, um diese dann komprimiert oder angereichert zu übertragen.
Hierfür gibt es seit etwa Navision 3.01 die eingebaute Exceltabelle „Excelbuffer“ in Navision. Über diese können, z.B. aus Berichten/Reports heraus fertige KPI’s (Key Performance Indicators, hoch verdichtete Kennzahlen eines Unternehmes) fix und fertig in eine Exceltabelle übertragen werden.
Das sieht in einem Report z.B. so aus:

Screenshot aus dem nativen (nicht Business Central) Navision mit einer vollständigen Integration einer Excel-Datenausgabe aus einem Report heraus.

In meiner erweiterten Exceltabelle „Excelbuffer“ wurden noch einige Funktionen zusätzlich eingebaut, die das Erstellen von Exceltabellen aus Navision & Business Central heraus noch einfacher machen, als dies im Standard von Navision funktioniert.

Eine vergleichbare Technik steht auch in Navision oder Business Central RTC und Microsoft Dynamics 365 NAV zur Verfügung. Der Vorteil: Hier kann man auch gleich Formeln einbauen, die Spalten in vernünftige Reihenfolgen bringen und insgesamt sehr detailliert auf die fertige Tabelle (oder auch Word-Dokument) Einfluss nehmen. Und: Der Benutzer hat -im Idealfall- keinerlei Formatierungsarbeit. Dies ist, besonders bei komplexen Daten, die einfach dargestellt werden sollen, die Ausgabe der Wahl.

Datenübergabe per Dataport / XML-port

Analog der Ausgabe über den Excelbuffer können Sie auch Daten kinderleicht per Dataport (Natives Navision) oder XML-Port (RTC) so aus Navision ausgeben, das diese auch direkt in Excel importiert werden können. Das würde aber hier zu weit führen. Wenn das für Sie interessant ist, sprechen Sie mich bitte an.

Report-Export nach Excel

Dies ist, besonders in den älteren Navision, vermutlich die geilste und leistungsfähigste der unbekannten Funktionen.
Sie können die Ergebnisse von allen Reports (Auswertungen) in jeder Navision bzw. Business Central Version nach Excel (oder Word) exportieren/importieren! Das ging schon mit der 3.53er oder 3.56er („DOS-Version“), über die ersten grafischen Financials unter NT, Windows oder OS/2, bis hin zu den immer noch viel verbreiteten RTC-Versionen.

Report Export nach Excel oder Word unter RTC

Das ist in der Tat die einfachste Lösung von allen Navisions.
In jedem Report haben Sie die Möglichkeit, ihn als echten Druck, als PDF, Word oder Excel-Datei auszugeben:

Screenshot aus Microsoft Dynamics Navision / Business Central zur Ausgabe eines beliebigen Reports zu Excel oder Word.

Report Export/Übergabe nach Excel oder Word unter dem nativem (alten) Navision 2009R2 und davor

Auch in diesen Versionen (die 3.53/3.56 lasse ich hier mal weg, der Trick ist der CSV-Druckertreiber!) können Sie jeden (!) Bericht zu Libre-Office, Google Tabellen, Google Docs oder eben auch Excel und Word ausgeben!

nach dem Aufrufen eines Berichts rufen Sie bitte NICHT Seitenansicht auf, und auch NICHT Drucken. Gehen Sie stattdessen bitte auf Datei/Als HTML Speichern.
Speichern Sie das Ergebnis an einer Stelle, wo Sie es wieder finden, z.B. c:\temp\Debitor – Summen Saldenliste.htm

Starten Sie dann bitte Excel (oder Word), und rufen Sie auf:


In älteren Excelversionen erreichen Sie dies auch über Datei/Öffnen.

Sie haben nun schon den Bericht in Excel! Aber leider noch nicht so richtig gut zu editieren und weiter zu verarbeiten.
Aber auch dieses Wunschergebnis (pure, leicht weiter zu verarbeitende Daten) erreichen Sie mit wenigen weiteren Schritten.
1. Löschen Sie die Formatierungen:
1.1. STRG+A STRG+A (Alles markieren, wirklich 2 x hintereinander drücken, sicher ist sicher), dann Formate löschen

Screenshot von Excel (Formate löschen), um die Daten von Navision eleganter weiter zu verarbeiten

1.2. Optional! Dieser Schritt dient dazu, wenn Sie am Ende die ursprüngliche Reihenfolge der Daten wieder herstellen wollen oder müssen.
1.2.a Neue Spalte ganz links Einfügen
1.2.b In dieser Spalte je nach Gusto per Formel, oder per Ziehen, oder wie auch immer, eine Zahlenreihe 1-x einfügen:


1.2.c Wenn Sie die Reihe über eine Formel erzeugt haben: Kopieren und Werte einfügen (ansonsten geht die Formel mit der schönen Originalreihenfolge gleich kaputt)
1.3 Sortieren Sie die Tabelle nun nach einer sinnvollen Spalte, in unserem Beispiel die Spalte B (Debitorennummer)
(in dem folgenden Beispiel habe ich ohne die optionale Nummerierung weiter gemacht, denn für diese Liste brauchen wir das nicht)
Nun haben Sie einen Datenblock mit den echten richtigen brauchbaren Nutzdaten, und oben oder unten (oder oben und unten) Datenmüll:

Nun können Sie frei entscheiden Wie sie weiter arbeiten möchten. Vielleicht mögen Sie eine (!) der Überschriften wieder nach oben kopieren, vielleicht brauchen Sie verschiedene Spalten nicht. Löschen Sie nach Herzenslust!
Ab hier haben Sie saubere, nutzbare Daten für die weitere Verarbeitung.

Diese Schritte sind immer gleich, für jeden Vorgang, für jeden Bericht.