Projekt-Consultant

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Projektleitung / Projektbegleitung

Hand auf’s Herz: Haben Sie wirklich die Zeit eine ERP-Neueinführung mit der Aufmerksamkeit zu betreuen die diese verdient? Neben dem Alltagsgeschäft?

Können Sie beurteilen, ob Arbeitsabläufe so abgebildet wurden wie vereinbart?

Können Sie überhaupt selber Arbeitsabläufe so sicher dokumentieren, das Ihr Navision/Business Central – Systemhaus diese überhaupt nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen umsetzen kann?

Wenn Sie auch nur einmal gezögert oder gar verneint haben, ist ein erfahrender Projektbegleiter für Sie bares Geld wert – auch wenn er bares Geld kosten. Fehler und Stolpersteine sind um so preiswerter zu beseitigen, je früher im Projekt Sie entdeckt werden.

Je früher Sie mich mit in Ihr Boot holen, um so eher können Sie eine Havarie vermeiden. Und ihr großer Vorteil: Da Sie mich bezahlen, arbeite und analysiere ich auch in Ihrem Sinne – und nicht im Sinne des Systemhauses.

Ein selbstständiger (Freelancer) Navision / Business Central Berater / Consultant kann Sie vor dem schlimmsten bewahren.

Warum scheitern Projekte?

Der Grund ist einfach: Projekte, oder, noch pauschaler, Anschaffungen scheitern sehr oft nach dem gleichen Muster. Daher habe ich in dieser Überschrift weder das Wort ERP noch Navision/Dynamics/Business Central verwendet.

Das Muster ist immer wieder dieses:
Sie, der Kunde, planen eine Anschaffung. Eine Warenwirtschaft, eine neue Halle, eine neue Netzwerkverkabelung, ein neues Privathause. Die Aufzählung kann noch sehr lange so weiter gehen.

In dieser Aufzählung wird aber z.B. keine Sondermaschine oder ein sehr individueller Urlaub vorkommen. Warum das so ist verstehen Sie nach den folgenden Absätzen.

Für das Scheitern müssen zwei elementare Dinge zusammen kommen.

a) Ein Produkt, welches in seinen Eigenschaften vergleichbar ist, und welches von verschiedenen, voneinander unabhängigen Anbietern angeboten wird

b) Ein Kunde, der möglichst wenig für solch ein Produkt bezahlen will.

Was passiert? Hier gehe ich nun direkt auf den ERP Markt ein, allerdings unabhängig ob das Produkt Navision/Dynamics/ Business Central heißt, oder ob es SAP, Concord XAL, Sage KHK, Axapta oder wie auch immer heißt. Das macht für dieses Muster gar keinen Unterschied.

Der Kunde versucht sich, oft auch wegen bereits gemachter schlechter Erfahrung, durch eine hohe Definitionshürde abzusichern. Es werden die abstrusesten Sonderfälle und Ausnahmen in das Lastenheft (oft aus Kundenseite auch fälschlicherweise als „Pflichtenheft“ bezeichnet) aufgenommen. Kein Sonderfall ist selten genug, als das nicht der notierende Mitarbeiter lobend dafür auf die Schulter geklopft bekommt.

Mit diesem Lastenheft werden nun verschiedene konkurierende Anbieter kontaktiert. die Anbieter stecken nun in einem Dilemma (Zwickmühle):
Gehen die Anbieter seriös an das Thema heran, so brauchen Sie sehr viel Zeit zur Bearbeitung des Lastenheftes. Er müsste die Spreu vom Weizen trennen. Unsinnige Ansprüche müssten aufwändig als solche erklärt werden, Vorschläge für eine vernünftige Änderung hin zu einem Standardprozess müssten erarbeitet werden. Diese Zeit wird dem Anbieter aber nicht bezahlt. Er muss zu diesem Zeitpunkt ja noch damit kalkulieren das er den Zuschlag NICHT bekommt.
Der Anbieter muss den Aufwand vernünftig kalkulieren. Dabei hat er an der ERP-Lizenz selber nur eine geringe Marge. Gute Programmierer sind teuer, also muss er, um konkurrenzfähig zu sein, mit weniger guten (=günstigeren) Programmieren kalkulieren und arbeiten. Damit können aber viele Anforderungen möglicherweise nicht zur (zumindest geplanten) Kundenzufriedenheit umgesetzt werden.
Um sein Angebot weniger Vergleichbar zu machen greift er auf fertige Zusatzlösungen zurück. Die bringen dem Händler wieder eine zum Überleben nötige Marge, machen Teile des Angebotes schlechter verständlich und weniger gut vergleichbar.

Nun bekommt der Kunde verschiedene Angebote von verschiedenen Händlern, die alle in obiger Zwickmühle standen. In allen Angeboten wird er also im wesentlichen finden: „Wir lösen Ihr Problem für X Euro“.

Einige dieser Händler (je egoistischer der Kunde, desto mehr Anbieter: Denn so kann der Kunde noch gänzlich kostenlos viel Know-How frei Haus geliefert bekommen) werden nun zu einer Präsentation eingeladen.

In dieser Präsentation werden nun in möglichst kurzer Zeit ein paar Highlights der Softwarelösung gezeigt. Immobilienverkäufe, Aktienpaket- oder Versicherungsverkäufe, LKW-Verkäufe: Sie alle laufen nach einem vergleichbaren Muster ab.

Am Ende stellt der Kunde fest, das die meisten Anbieter schon irgendwie die gewünschte Leistung bringen werden. Meist gewinnt der Zweitünstigste Anbieter. Dem Billigheimer traut man „Irgendwie“ nicht, aber allzu viel mehr will man auch nicht ausgeben. „Irgendwie“ waren ja alle Präsentationen „irgendwie“ überzeugend.
Was ist die Folge: Der Anbieter setzt seinen -oft sehr frischen- Entwickler unter Zeitdruck und packt gleich noch einige Zusatzmodule mit in das Paket. Für den Kunden ergibt sich somit
-Ein schlechter einzurichtendes und zu pflegendes Softwareprodukt
-Eine höhere Abhängigkeit vom Anbieter (durch die nicht frei austauschbaren Zusatzmodule, egal ob benötigt oder nicht)
-ein unter Zeitdruck installiertes ERP/Softwareprodukt.
-Während der Einführung entstehen Diskussionen, was im Produkt alles enthalten sein sollte (Aus Kundensicht: Ganz viel! Sonst Extrakosten. Aus Anbietersicht: Möglichst wenig! Besser Extrakosten). Somit wird mehr diskutiert und weniger produziert.
-Und ein zwischen den Fronten zermahlener BC-Entwickler, der versucht so schnell wie möglich bei einem Endkunden angestellt zu werden. Für besseres Geld und bessere Arbeitsbedingungen.
-Die Fluktuationsrate sorgt wieder beim Anbieter dafür das neue Entwickler für kleines Geld auf kurze Schulungen geschickt werden, um die nächsten Projekte voran zu bringen… oder vor die Wand zu fahren.

Das Problem: Genauer hinterfragen kann der Kunde zum Zeitpunkt der Kaufentscheidung das Produkt noch nicht. Und daher versucht er möglichst viel Leistung für möglichst wenig Geld zu bekommen.

Genau dieses Detail (die Unwissenheit) sorgt in unregulierten Märkten für eine kontinuierliche Qualitätssenkung – hervorgerufen durch die mehr oder weniger bewusste „Geiz ist Geil“ Mentalität des Kunden. Genauer hat dies George A. Akerlof bereits 1970 in einer Arbeit analysiert ,die erst sehr viel später später prämiert und als fundamental erkannt wurde. Etwas anschaulicher kann dies auch in diesem Werbelink hier nachgelesen werden:

Nun wissen Sie auch, warum z.B. hochindividualisierte Urlaube oder die Anschaffung von Spezialmaschinen i.d.R. nicht scheitern: Hier ist der Anbietermarkt zu klein! Sie müssen oft von einem ganz speziellen Anbieter kaufen, und nur dieser kann Ihre Aufgabe lösen. Er wird ihnen einen fairen Preis nennen, und Sie werden diesen Preis als gegeben akzeptieren (müssen). Am Ende haben Sie für eine Leistung einen Geldbetrag gezahlt, und haben die gewünschte Leistung erhalten. Zu diesem Zeitpunkt ist der Geldbetrag schon nicht mehr so entscheidend. Das ist der Unterschied zu Märkten mit konkurierenden Anbietern. Und die Notwendigkeit für Regularien. Kraftfahrzeuge müssen z.B. eine nachprüfbare Bremsleistung (Verzögerung) nachweisen. Das wird durch den TÜV geprüft. Daher kann man sich ganz gut darauf verlassen das in Deutschland verkaufte PKW recht gut bremsen. Für Autoreifen gibt es keine Regulierungen, nur wenige Vorschriften. Deshalb gibt es PKW-Reifen zu kaufen, die auf einer regennassen Fahrbahn unglaublich gut „greifen“ und ein Auto (mit seinen geprüften Bremsen) auf sehr kurze Strecke zum stehen bringen. Und es gibt sehr billige Autoreifen. Oft, aber nicht immer aus Fernost. Die bringen einen bei Regen eher in’s rutschen als zum stehen.
Bei ihrem ERP ist es nicht anders. Es gibt immer jemanden, der eine Leistung etwas schlechter, und dafür etwas billiger anbieten kann. Und weil Qualität nicht immer auf Anhieb sichtbar ist, entscheidet man als Kunde oft über den immer sichtbaren Preis.

Navision / Business Central kaufen

Wenn Sie erst gar nicht in diesen Teufelskreis aus Schuldzuweisung eintreten wollen: Sie können BC (NUR Business Central, Navision und Dynamics gibt es leider nicht mehr. SAP und KHK und alles andere mache ich nicht.) über mich & meinen Partner kaufen. Allerdings funktioniert dies dann anders als die üblichen und oben erklärten Muster.
Meine „Best Practice„:

  1. Sie stellen mir ihre 15 wichtigsten Dokumente zur Verfügung.
    Ein paar davon sind bereits vorbesetzt:
    I. Verkaufsrechnung
    II. Verkaufslieferschein
    III. Verkaufsauftragsbestätigung
    IV. Verkaufsangebot
    V. Einkaufsbestellung
    VI. Vertreterabrechnung
    VII. Lagerbewertung
    VIII. BWA
    Wenn Sie keine besondere Lagerbewertung fahren, z.B. einfach nur Lagerwert = Ist-Lagerbestand zum Stichtag x letzter Einstandspreis, oder wenn Sie keine Verkaufangebote erstellen, dann fallen diese Punkte natürlich aus der Liste. Sammeln Sie selber in Ihrem Betrieb die wichtigsten Auswertungen/Berichte. Auch aus der Schatten-edv, z.B. aus Excellisten die wöchentlich mit viel Schweiß erstellt werden. „15“ ist keine in Stein gemeißelte Zahl. Entscheiden Sie selber in diesem Schritt was für Sie wichtig ist. Wenn Sie eine Auswertung schon lange vermissen, dann beschreiben Sie sie einfach kurz!
  2. Diese Liste stellen Sie mir mit nachvollziehbaren Beispielen zur Verfügung, zusätzlich eingefallene Besonderheiten notieren Sie einfach auf den Beispielen.
  3. Ich analysiere diese Berichte. Damit haben wir eine Gesprächsgrundlage.
    Ab hier haben wir eine -sehr grobe- Basis für die Aufwandsschätzung.
  4. Sie zählen ihre Mitarbeiter, die mit Business Central arbeiten sollen. Dies ergibt die Lizenzkosten der Lösung.

Aus diesen Werten kalkuliere ich Ihnen einen Pi x Daumen Betrag, ohne jeden Anspruch auf Endgültigkeit. Der Zeitaufwand für diese Prozedur ist fakultativ, wird Ihnen also in Rechnung gestellt. Unabhängig von Ihrer folgenden Entscheidung.

Projektumsetzung:

Ich komme zu Ihnen, und wir legen gemeinsam los. Ich gebe an, welche Stamm- und Bewegungsdaten ich von Ihnen brauche. Welche Abteilungen ich besuchen muss. Jeder Schritt erfolgt im Dialog, d.H. Sie können zu jedem Zeitpunkt eine Abschätzung (!) des folgenden Aufwandes von mir bekommen, und auch zu jedem Zeitpunkt entscheiden ob Ihnen dieser Prozess diesen geschätzten Betrag wert ist. Auf diese Weise werden schnell die Anforderungen zwischen „Lebensnotwendig“, Nice to Have“ und „Welcher Idiot hat sich denn das ausgedacht“ sortiert. Ja, auch den letzten Punkt gibt es erstaunlich oft! Wenn sich z.B. im Unternehmen irgendwelche Arbeitsabläufe eingebürgert haben, die schon lange keine Daseinsberechtigung mehr haben. Oder noch nie eine hatten.Die aber, bis zu meinem Auftreten, auch nie hinterfragt wurden.

Jeder Schritt, jeder Aufwand ist kostenpflichtig. So entsteht bei Ihnen ganz automatisch eine Wertschätzung der geleisteten Arbeit. Und ich lerne Ihren Betrieb ohne finanziellen Druck so gut kennen, das ich ihnen fundierte Empfehlungen für Prozessoptimierungen geben kann. Ohne das ich mit pauschalen „Kündigen Sie 10 % Ihrer Mitarbeiter“ komme. Das überlassen wir mal schön irgendwelchen Unternehmensberatern, frisch von der Uni als Betriebswirt auf die Menschheit los gelassen. Meine Erfahrung aus fast 30 Jahren EDV-Einführungen: Ein Betrieb, der einen Unternehmensberater braucht, steht bereits mit einem Bein in der Insolvenz.

Pflichten- und Lastenhefte

Helfen auch. Wenn Sie so etwas schon haben, ist es eine gute Arbeitsunterlage. Wir können auch gemeinsam einige Workshops in ihrem Unternehmen betreiben, und daraus ein gemeinsames Arbeitspapier erstellen, in dem wichtige Rahmenbedingungen festgehalten werden. Ob wir dies dann Pflichtenheft oder Lastenheft nennen, bleibt Ihnen überlassen. Dies bleibt ein freies Planungspapier zur Orientierung und kann während des Projektverlaufes entsprechend der Erfahrung korrigiert werden. Auch dieser Aufwand ist natürlich fakultativ.

Ist diese Herangehensweise ihr Ernst?

Ja.
Sie müssen Navision / Business Central nicht so kaufen. Und Sie müssen es auch nicht bei mir kaufen. Ich komme auch sehr gerne zu Ihnen wenn das Kind schon längst in den Brunnen gefallen ist. Sowohl als Retter wie auch als Streitschlichter.