Eingangsrechnungen automatisieren mit GetmyInvoices

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Hören Sie auf, Rechnungsnummern in Navision / Business Central einzutippen!


Hand auf’s Herz: Wie viele Lieferantenrechnungsnummern werden in Ihrer Buchhaltung jeden Tag in Navision oder Business Central eingetippt? Wie viele Beträge? Wie viele Lieferanten werden pro Tag gesucht? Wenn Sie möchten, kann ich Ihnen das genau zählen! Doch damit ist jetzt ein für allemal Schluss!
Reduzieren Sie endlich Ihren Arbeitsaufwand für Eingangsrechnungen:

Kostenrechnungen: Reduzieren Sie Ihren Arbeitsaufwand auf bis zu 0%!
Warenlieferungen von B- und C-Lieferanten: Reduzieren Sie Ihren Arbeitsaufwand auf nahezu 0%!
Warenlieferungen von A-Lieferanten: Mögliche Arbeitserleichterung je nach Belegfluss ca. 50%.

GetMyInvoices GMI nimmt Ihnen das Hinterhertelefonieren nach Rechnungsbelegen bei Amazon/Vodafone/Telekom/Google Adwords ab, sorgt dafür, dass der fertig indizierte Beleg in Navision / Business Central ankommt und Navision bzw. Business Central übernimmt auch gleich noch die Vorkontierung & Verbuchung für Sie.

(Anmerkung: Erfassen Sie Ihre Kontoauszüge etwa auch noch mit der Hand? Hören Sie auf damit! Egal, ob natives Navision bis 2009R2, Navision ab 2013 oder Business Central)

Wareneingangsrechnungen

Wenn Sie ihre Warenbestellungen bereits über Navision oder Business Central durchführen, so haben Sie bereits erfasst, was zu welchem Preis und in welcher Menge geliefert werden soll. In den meisten Unternehmen wird später also eine Rechnung auflaufen, die 100% Deckungsgleich zu der Einkaufsbestellung sein wird. Warum die überhaupt noch ansehen? Stückpreise und Bankverbindung stehen schon in Navision (Business Central),, lassen sich also vor Manipulationen schützen. Mengen wurden durch den Wareneingang verifiziert. Manipulationsgefahr? Praktisch nicht vorhanden!

Rechnungseingang

…per Mail

GetMyInvoices kann automatisch Ihre Mailpostfächer überwachen und erkennt eingehende Rechnungen. Unklare Mails („Anbei ein Beispiel unserer Rechnungen im PDF…“) werden zur Nachbearbeitung markiert.

GetMyInvoices stellt Ihnen aber auch ein eigenständiges Postfach („IhreFirma@GetMyInvoices.de“) zur Verfügung. Lassen Sie eingehende Rechnungsmails von Ihrem Mailserver einfach an diese Mailadresse weiterleiten oder geben Sie diese Mailadresse direkt an Ihre Lieferanten weiter, und die Einrichtung ist fertig!

…per Scanner

Benutzen Sie Ihr Lieblingsscanprogramm, notfalls auch Windows-Scan! Ganz egal, denn dieses Programm muss nichts können. OCR, Zuordnung, Indexierung findet alles unter GetMyInvoices statt! Sie brauchen auch kein kostenpflichtiges Scanprogramm wie Kofax oder andere Programme, die nach Scans pro Monat abrechnen. Sie haben einen cloudfähigen Scanner? Noch besser! Stellen Sie als Ziel einfach z.B. Google Drive oder irgendeinen anderen Speicherort ein. Auch Dieser kann natürlich von GetMyInvoices überwacht werden. Navision und Business Central selbst benötigen keine dieser Skills, die Warenwirtschaft fragt die fertigen Daten einfach aus GetMyInvoice ab.

…per App

Sie brauchen keine zusätzliche, vielleicht sogar kostenpflichtige App! GetyMyInvoices stellt Ihnen kostenfrei eine Handy-App zur Verfügung, mit der Sie z.B Tankquittungen, Barrechnungen, Bewirtungsquittungen einfach abfotografieren, je nach Lesbarkeit vorindexieren.. und fertig!
Tipp: Sammeln Sie die echten Papierbelege nur noch grob vorsortiert, z.B. in einem Pappkarton nach Datum. Heutzutage verlangen auch die Finanzämter nur noch selten nach den Originalbelegen, wenn Sie einen guten Scan haben. Die zugehörigen Verwaltungsvorschriften werden diesbezüglich immer großzügiger.

…per Portalscan

Große Dienstleister wie Amazon, Vodafone, Telekom, Google Adwords, Ebay, etc. sind schon lange dazu übergegangen, gar keine Rechnungen mehr zu versenden. Stattdessen wird Ihnen aufgebürdet, sich selbst Ihren Rechnungsbeleg aus den Tiefen der Menüs herauszusuchen. Das kann, wie bei Google, schon mal mehrere Minuten pro Beleg dauern. GetMyInvoices kennt Tausende von Portalen und „weiß“ selbst, wo in welchem Portal die Rechnungen zu finden sind… und holt sie dort automatisch ab!
Bei Amazon geht GetMyInvoices z.B. so weit, dass es automatisch Erinnerungsmails an Verkäufer sendet, wenn diese noch keine Rechnung bereitgestellt haben!
GetMyInvoices holt Ihre Rechnungen automatisch von Portalen ab wie

  • Stadtwerken
  • Amazon
  • Ebay
  • Google
  • Wasserwerke
  • Telekom
  • Vodafone
  • O2

…per Hand

Ja, auch das geht. Ziehen Sie einfach eine Rechnung als PDF, JPG, PNG oder was auch immer per Drag and Drop in den Eingangsordner von GMI, von jedem Browser der Welt aus. Im Urlaub, vom Tablet, über das iPhone: Ganz egal! Dabei müssen Sie sich zu diesem Zeitpunkt nicht um die Nachverarbeitung durch Ihre Mitarbeiter in Navision / Business Central kümmern. Sobald das Dokument / die Dokumente in GetMyInvoices fertig indiziert (erkannt) wurden, landen Sie automatisch in Business Central / Navision, inkl. der Dokumentdatei selber!

Zentrale Weiterverarbeitung

GetMyInvoices fasst alle Eingänge zusammen und stellt so einen zentralen Rechnungseingang bereit. Sie überwachen nicht mehr einzelne Postfächer oder Scanner oder Portale. Sie suchen nicht mehr mühsam Rechnungen aus dem Telekom- oder Vodafone Portal. Das macht alles GetMyInvoices für Sie! Und dann? Automatischer Transfer in Navision / Dynamics Nav / Business Central! Noch viel einfacher als Document Capture und viel leistungsfähiger als die Navision-Belegerkennung.

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  1. GetMyInvoices zentralisiert und automatisiert alle diese Quellen in einem Ordner.
  2. GMI erkennt dabei automatisch per KI/Training die wichtigsten Belegdaten: Rechnungsnummer, Lieferantennummer, Netto & Bruttobeträge. In Einzelfällen auch noch Belegzeilen, wobei dies i.d.R. gar nicht nötig ist.
  3. Navision / Business Central liest periodisch alle dort eintreffenden neuen Rechnungen ein. Inklusive Vorkontierung und Anhängen der eingehenden Belegdatei mit dem Originaldokument als PDF.
  4. Navision löscht oder archiviert nach der Verarbeitung automatisch die Belege in GetMyInvoices. Wenn Sie der Cloud nicht vertrauen: Kein Problem, die Dokumente liegen gerne auch (oder nur) bei Ihnen im Haus!

Automatische Weiterverarbeitung in Navision / Business Central

Kostenrechnungen werden auf diese Weise vollautomatisch erfasst. Rechnungen von B- und C-Lieferanten (nur einzelne / wenige Bestellungen in Navision / BC) können automatisch gegen die bereits verbuchte Lieferung geprüft und damit verbucht werden.

ZUGpferd

Dabei benutzt GetMyInvoices nicht nur OCR mit einer aus hundert tausenden Dokumenten trainierten KI, sondern z.B. auch ZUGpferd – ohne, dass Ihr Navision bereits ZUGpferd beherrscht!

Eingangsbelege lassen sich mit dem OCR-Modul von Getmyinvoices vollautomatisch ihren Navision und Business Central Daten zuordnen

Es ist egal, ob Ihre Mitarbeiter per Telefon, über Navision / Business Central oder per Fax bestellen. Oder auch direkt vor Ort einkaufen. Navision kann dabei auch gleich Kassenbuchungen vorerfassen – eine enorme Zeitersparnis für Ihre Buchhaltungsabteilung! GMI ist so praktisch ein unermüdlicher zusätzlicher Mitarbeiter, welcher Ihre Buchhaltung 24/7 unterstützt. So bequem und schnell haben Sie mit Business Central noch nie Kostenrechnungen abgearbeitet. Und Tippfehler fallen auch weg…

GetMyInvoices

Kostenloser Test

Starten Sie GetMyInvoices und melden Sie sich an.

Erstellen Sie bei der Einrichtung ein GetMyInvoices-Postfach mit Ihrem Firmennamen / Mandantennamen.

Senden Sie aus Ihrem Rechnungseingangspostfach 50 wahllose Eingangsrechnungen an diese neue Mailadresse

Sehen Sie in GetMyInvoices nach, wie Ihre Rechnungen automatisch indiziert wurden: Rechnungsnummer, einzelne Nettobeträge, einzelne Steuersätze, Fälligkeitsdatum werden vollautomatisch erkannt!

Ordnen Sie die Rechnungen einzelnen Lieferanten zu, am besten gleich mit ihrer Kreditorennummer am Anfang

Senden Sie 50 weitere Rechnungen an dieses Postfach. Bereits einmal erkannte Rechnungen werden nun schon vollautomatisch zugeordnet!

Alle diese Rechnungen können nun mit meiner Schnittstelle ohne Handarbeit inkl. der eingehenden Belegdatei nach Navision übernommen werden.