Drohende Forderungsausfälle & Zahlungsausfälle erkennen

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Erkennen Sie kritische, finanzschwache Kunden, lange vor einer Insolvenz oder bevor dort das Licht ausgeht! Ganz ohne Microsoft’s KI :-), 100% Navision / Business Central integriert, sauschnell.

Microsoft will ja gerne ihre KI (Künstliche Intelligenz… Entweder Sie ist nicht künstlich, wie bei Amazon, oder sie ist nicht intelligent) zu Navision / Business Central verkaufen, um festzustellen „ob eine Rechnung pünktlich bezahlt wird“. Oder eben nicht. Wow.
Das ist recht wenig für eine Risikominimierung gegen Forderungsausfälle durch Insolvenzen oder andere Gründe eines Zahlungsausfalls.


Ich habe hier etwas vieeel besseres für Sie: Eine echte Warnung vor Kunden, die demnächst Zahlungsunfähig werden (Insolvent / „Pleite“ gehen). Und das direkt und einfach in ihre (beinahe) tägliche Navision / Business Central Arbeit integriert.

Natürlich gibt es Ausnahmen und Überraschungen, da kann Sie kein Computeralgorithmus vor schützen. Aber in der Masse kann man folgendes beobachten: Kunden, deren Liquidität sinkt, nutzen immer mehr ihr Zahlungsziel aus. „Gesunde“ Kunden zahlen i.d.R. innerhalb der Skontofrist. „Kränkelnde Kunden“ schalten dann schon mal um auf „Fälligkeit“ statt „Skontodatum“. Und wenn es dann noch knapper wird, so wird auch die Fälligkeit schon einmal etwas überzogen… und dann noch ein bisschen mehr… und so weiter. Wenn Sie zu lange warten, hilft Ihnen nur noch eine Kreditausfallversicherung… aber die macht das ja auch nicht für Gotteslohn 🙂
Am ende dieses Artikels finden Sie noch mehr Warnzeichen vor Forderungsausfall, drohender Insolvenz, Zahlunsausfällen.

Es gibt noch wesentlich mehr Warnlampen (Indikatoren) vor Forderungsausfällen/Zahlungsausfällen (siehe ganz unten), aber das Ansteigen der Zahlungsdauer (die Zeit bis zum Begleichen von offenen Rechnungen / Posten) gehört zu den einfachsten und sichersten Indikatoren vor einer drohenden Zahlungsunfähigkeit / Insolvenz. Ein Anstieg der Auftragswerte bei gleichzeitiger Dehnung des Zahlungsziels ist eher eine Bestätigung der drohenden Zahlungsunfähigkeit (=Insolvenz) denn ein Wachstumsindikator…

Reagieren Sie rechtzeitig, um nicht selber auf ihren fälligen Forderungen durch Zahlungsunfähigkeit / Insolvenz ihrer Kunden sitzen zu bleiben. Navision / Business Central hilft Ihnen dabei ganz einfach!

Diese Technik ist natürlich auch dafür geeignet, z.B. automatisch Zahlungsbedingungen und Kreditlimits von Kunden vom System anpassen zu lassen. Sprechen Sie mich dazu an, wenn Sie Ihr Risikomanagement diesbezüglich erweitern möchten.

Weiter unten finden Sie noch mehr Warnsignale / Hinweise.

Wie können Sie sich am einfachsten mit Navision / Business Central vor drohenden Zahlungsunfähigkeit / Insolvenz / Forderungsausfall Ihrer Kunden schützen? Ganz einfach: Sie beobachten sie! Und das praktisch ohne Anpassung in Standard Navision / Business Central. Lediglich der Bericht (Report) 106 Customer Detailed Aging (Debitor – Fällige Posten) bekommt eine kleine Erweiterung: Die Historie der bisherigen Zahlungsdauern / Überziehungen! Wir blenden einfach oben rechts (oder wo auch immer Sie möchten) die Zahlungsdauer der n letzten Zahlungen ein. Beispiele:

Annelise ist offensichtlich kerngesund: Sie zahlt immer innerhalb der Skontozahlungsfrist (Ø schon nach 4 Tagen), die aktuelle Rechnung ist auch gerade einmal 7 Tage offen.


Ernst lässt sich etwas mehr Zeit: Er zahlt lieber innerhalb der Fälligkeit, das aber auch sehr zuverlässig. Und die aktuelle Rechnung ist mit 14 Tagen auch noch mittendrin. Navision / Business Central macht Ihnen hier eine beruhigende Mitteilung: Keinerlei Grund zur Panik.

Hier gab es mit einem Beleg und 64 Tagen Überfälligkeit wohl mal eine Unklarheit, aber ansonsten wohl kein Grund zur Beunruhigung. Alle anderen wurden so etwa nach 20-30 Tagen beglichen (bezahlt). Die Zahlungstage sind übrigens nach Datum sortiert: Die letzte Zahlung (der letzte Ausgleich) steht rechts, so sieht man gut die Entwicklung.

Hier ist schon eher zu erkennen das dieser Kunde „Nach Verfügbarkeit zahlt“. Obwohl die Zahlungsziele selber nie sonderlich auffällig überzogen wurden, lässt das Springen zwischen Skonto Ja/Nein deutlich erkennen das dieser Kunde hin und wieder Finanzierungsprobleme hat. Bei kleinen Beträgen muss man da sich keine Gedanken machen, wenn aber plötzlich die Umsätze steigen, dann sollten Ihre Alarmglocken angehen: Evtl. will er noch schnell seinen Lagervorrat auf Ihre Kosten aufstocken!
Wenn das bei Ihnen übrigens ein bekanntes Problem ist, dann können wir hier auch sehr einfach noch die jeweiligen Beträge dazu ausgeben, was so eine Tendenz viel deutlicher zu Tage treten lässt:

Hier wurde es schon viel spannender. Früher hat dieser Kunde recht gut gezahlt (nach 18 19 20 14 8 Tagen). Dann wurde es wohl etwas schwieriger. Corona? Die Zahlungsdauer ging auf 82 Tage rauf. Dann entspannte sich die Lage wohl wieder: Die Zahlungsdauer ging gut erkennbar von 82 über 66, 52, 38 Tage runter auf Skontozahlung (7,8 Tage).

…Und hier haben wir ein Prachtexemplar an roter Alarmleuchte. Anfangs hat er noch sofort bezahlt (0,2), dann innerhalb der Skontofrist (8 Tage), dann nutzte er schon seine Nettozahlungsfrist (22 Tage), dann überzog er (69 und 81 Tage). Die aktuellen Forderungen sind nun schon 53,66,81,197 Tage überfällig: Der Trend war bereits vor langer Zeit zu erkennen.

Und: Das machen Sie einfach so nebenbei. Zumindest kenne ich es so dass die fällige Postenliste (Report 106 in Navision / Business Central) ein beliebtes Werkzeug ist, um kurz vor dem (hoffentlich automatisierten?) Mahnlauf noch einmal schnell über die offenen Debitorenposten drüber zu sehen. Und das mit echter Intelligenz, nicht mit künstlicher. Und damit Sie das mal schnell mit dem Kunden klären können, ist die Mailadresse und die Rufnummer gleich mit angegeben. Minimale Anpassungen für optimale Arbeitserleichterung: So geht Navision!

Weitere Warnsignale:

Erste Bestellung? Evtl. noch mit einem auffällig hohen Warenwert, oder ungewöhnlichen Produktkombinationen? Wenn Sie den Kunden noch so rein gar nicht kennen, ist dies immer mit einer gewissen Gefahr verbunden.
Hier helfen Ratingagenturen wie Creditreform oder Euler Hermes Rating mit einer Bonitätsprüfung. In Shopware sogar automatisch per Plugin!
Achten Sie dabei auch ob z.B. sehr hochpreisige Produkte ihres Sortiments dabei sind, die es anderswo billiger gibt, oder gerade Produkte, die sich leicht wieder verkaufen lassen. Wie z.B. Kameras, Laptops, Notebooks… Betrüger vergleichen keine Preise.
Bei abweichenden Lieferadressen in der ersten Bestellung sollten Sie ebenfalls hellhörig werden, genauso wie Lieferung an Packstationen.
Achten Sie auch auf Name <> Mailadresse. Ein Rüdiger Müller mit der Mailadresse Ralf.mayer@web.de oder ein Ralf3245532@web.de sollte Sie wach werden lassen. Mailadresen mit vielen Ziffern oder zufälligen Buchstabenkombinationen sind oft automatisch (durch einen Bot) erstellt worden. Und wenn die Bestellung dann noch in den tiefen Nachtstunden eingetroffen ist… telefonieren Sie lieber einmal hinterher. Das kann ja auch Kundenservice sein 🙂


Bei Bestandskunden sind die Hinweise Dehnung des Zahlungszieles (wie oben beschrieben) und Scheinreklamationen ein Indikator. Wobei letzter Punkt sich automatisch in den oben dargestellten überzogenen Zahlungszeilen äußert – sehr praktisch! Früher unübliche Teilzahlungen oder Änderungen von Bankverbindungen sind ein weiterer Hinweis, der im Kopf bleiben sollte.

Ganz offensichtlich, aber manuel zu behandeln sind die klaren Warnzeichen wie Unerreichbarkeit der Geschäftsführung, Wettbewerber, die Ihren Kunden nur noch gegen Vorkasse oder Barzahlung beliefern, Umfirmierungen, Verlagerungen von Geschäftsfeldern in das Ausland, Rabattschlachten (wie damals beim „Praktiker Baumarkt“), ausweichende Antworten von Mitarbeitern zur Betriebslage, Mitarbeiterfluktuation, oft wechselnde Ansprechpartner

Achten Sie auch darauf ob Ihr Ansprechpartner einen Kommentar fallen lässt in der Art „Seid Herr oder Frau xxx nicht mehr hier ist, klappt hier gar nichts mehr“ oder so ähnlich. Es gibt in durchschnittlichen Firmen meist nur durchschnittliche Mitarbeiter. Diese Firmen werden vom Markt getragen. Spannender ist es bei überdurchschnittlichen Firmen! Oft hängt die Brillanz des Unternehmen nur von einem oder ganz wenigen Mitarbeitern ab. Ein wirklich guter Verkäufer, ein exzellenter Programmierer, ein supergeschickter Einkäufer. In diesem Falle kann das Weggehen einer einzelnen Person die Marktführerschaft eines ganzen Unternehmen gefährden. Und sogar dieser Vorgang selbst kann ein Indikator sein: Gute Mitarbeiter verlassen ein schwankendes Unternehmen meist als erstes, womit sie dann die Schwankungen noch verstärken.