Drohende Forderungsausfälle & Zahlungsausfälle erkennen

Navision · Shopware · App

Erkennen Sie kritische, finanzschwache Kunden, lange vor einer Insolvenz oder bevor dort das Licht ausgeht! Ganz ohne Microsoft’s KI :-), 100% Navision / Business Central integriert, sauschnell.

Sie finden hier auch weitere Tipps dafür, ganz unabhängig davon, ob Sie Navision / Business Central einsetzen.

Braucht es dafür eine künstliche Intelligenz? Nö.

Microsoft will ja gerne ihre KI (Künstliche Intelligenz… Entweder sie ist nicht künstlich, wie bei Amazon, oder sie ist nicht intelligent) zu Navision / Business Central verkaufen, um festzustellen „ob eine Rechnung pünktlich bezahlt wird“. Oder eben nicht. Wow.

Das ist recht wenig für eine Risikominimierung gegen Forderungsausfälle durch Insolvenzen oder andere Gründe eines Zahlungsausfalls.

Kontinuierliche Forderungsüberwachung ganz nebenbei

Ich habe hier etwas vieeel besseres für Sie: Eine echte Warnung vor Kunden, die demnächst zahlungsunfähig werden (insolvent werden / „pleite“ gehen). Und das direkt und einfach in Ihre (beinahe) tägliche Navision / Business Central Arbeit integriert. Einfacher als jedes Forderungsmanagement, quasi „on-the-fly“.

Natürlich gibt es Ausnahmen und Überraschungen, da kann Sie kein Computeralgorithmus vor schützen. Aber in der Masse (und Regel) kann man folgendes beobachten:

Kunden, deren Liquidität sinkt, nutzen immer mehr ihr Zahlungsziel aus.

„Gesunde“ Kunden zahlen i.d.R. innerhalb der Skontofrist.

„Kränkelnde Kunden“ schalten dann schon mal um auf Fälligkeit (zahlen also zum Netto-Zahlungsziel) statt Skontofälligkeit (früheres Zahlen mit Skontoabzug).

Und wenn es dann noch knapper wird, so wird auch die Fälligkeit schon einmal etwas überzogen… und dann noch ein bisschen mehr… und so weiter.

Wenn Sie zu lange warten, hilft Ihnen nur noch eine Kreditausfallversicherung… aber die macht das ja auch nicht für Gotteslohn. 🙂

Am Ende dieses Artikels finden Sie noch mehr Warnzeichen vor Forderungsausfall, drohender Insolvenz und Zahlungsausfällen. Die können Sie auch benutzen, wenn Sie kein Navision / Business Central haben… Aber mit Navision ist es schon eleganter. 🙂

Es gibt noch wesentlich mehr Warnlampen (Indikatoren) vor Forderungsausfällen / Zahlungsausfällen (siehe ganz unten), aber das Ansteigen der Zahlungsdauer (die Zeit bis zum Begleichen von offenen Rechnungen / Posten) gehört zu den einfachsten und sichersten Indikatoren (Anzeichen) vor einer drohenden Zahlungsunfähigkeit / Insolvenz.

Ein Anstieg der Auftragswerte bei gleichzeitiger Dehnung des Zahlungsziels ist eher eine Bestätigung der drohenden Zahlungsunfähigkeit (=Insolvenz) als ein Wachstumsindikator…

Reagieren Sie rechtzeitig, um nicht selbst auf Ihren fälligen Forderungen durch Zahlungsunfähigkeit / Insolvenz Ihrer Kunden sitzen zu bleiben. Und dadurch vielleicht selbst zu einem Fall für den Insolvenzverwalter zu werden…

Navision / Business Central hilft Ihnen dabei ganz einfach!

Diese Technik ist natürlich auch dafür geeignet, z.B. automatisch Zahlungsbedingungen und Kreditlimits von Kunden vom System anpassen zu lassen. Sprechen Sie mich dazu an, wenn Sie Ihr Forderungsmanagement / Risikomanagement diesbezüglich erweitern möchten.

Beispiele für eine On-The-Fly Auswertung von drohenden Forderungsausfällen / Insolvenzen

Wie können Sie sich am einfachsten mit Navision / Business Central vor drohenden Zahlungsunfähigkeit / Insolvenz / Forderungsausfall Ihrer Kunden schützen?

Ganz einfach: Sie beobachten sie!

Und das praktisch ohne Anpassung in Standard Navision / Business Central. Lediglich der Bericht (Report) 106 Customer Detailed Aging (Debitor – Fällige Posten) bekommt eine kleine Erweiterung: Die Historie der bisherigen Zahlungsdauern / Überziehungen!

Wir blenden einfach oben rechts (oder wo auch immer Sie möchten) die Zahlungsdauer der n letzten Zahlungen ein. Beispiele:

Screenashot aus Navision / Business Central mit sicherer und vorbildlicher Zahlungsmoral

Annelise ist offensichtlich kerngesund: Sie zahlt immer innerhalb der Skontozahlungsfrist (Ø schon nach 4 Tagen), die aktuelle Rechnung ist auch gerade einmal 7 Tage offen. Der Zyklus 4 4 4 4 7 4 deutet eher auf eine Rechnung hin, die einmal wegen einem Wochenende 3 Tage später gezahlt wurde.


Ernst lässt sich etwas mehr Zeit: Er zahlt lieber innerhalb der Fälligkeit, das aber dafür sehr zuverlässig. Und die aktuelle Rechnung ist mit 14 Tagen auch noch mittendrin. Navision / Business Central macht Ihnen hier eine beruhigende Mitteilung: Keinerlei Grund zur Panik.

Screenshot von einem Kunden mit ebenfalls noch recht zuverlässiger Zahlungsmoral und kleinem Ausreißer

Hier gab es mit einem Beleg und 64 Tagen Überfälligkeit (21 21 28 20 32 64 32 41 34) wohl mal eine Unklarheit, aber ansonsten wohl kein Grund zur Beunruhigung. Alle anderen wurden so etwa nach 20-30 Tagen beglichen (bezahlt). Die Zahlungstage sind übrigens nach Datum sortiert: Die letzte Zahlung (der letzte Ausgleich) steht rechts, so sieht man die Entwicklung sehr gut.

Ausschnitt aus Navision / Business Central von einem Kunden, bei dem schon Liquiditätsengpässe zu erkennen sind. Gezahlt wird offensichtlich rein nach Verfügbarkeit - So etwas sollte beobachtet werden.

Hier ist schon eher zu erkennen, dass dieser Kunde „nach Verfügbarkeit zahlt“.

Obwohl die Zahlungsziele selbst nie sonderlich auffällig überzogen wurden, lässt das Springen zwischen Skonto Ja/Nein deutlich erkennen, dass dieser Kunde hin und wieder Finanzierungsprobleme hat.

Bei kleinen Beträgen muss man sich da keine Gedanken machen, wenn aber plötzlich die Umsätze steigen, dann sollten Ihre Alarmglocken angehen: Evtl. will er noch schnell seinen Lagervorrat auf Ihre Kosten aufstocken!

Wenn das bei Ihnen übrigens ein bekanntes Problem ist (Kunden füllen sich kurz vor deren Insolvenz noch einmal schnell das eigene Lager auf Ihre Kosten auf), dann können wir hier auch sehr einfach noch die jeweiligen Beträge dazu ausgeben, was so eine Tendenz viel deutlicher zu Tage treten lässt.

Dann braucht man aber schon etwas länger, um das mal fix zu überfliegen. Unter Navision / Business Central RTC (RDLC) könnte man noch einzelne Tage optisch/farblich hervorheben. Das ist in Navision bis Version 2009R2 leider nicht so einfach möglich. Aber auch möglich!

Auswertung Debitor Fällige Posten aus Navision / Business Central mit Anzeichen für einen schwerwiegenden Luiquiditätsengpass, der sich wieder gelegt hat

Hier wurde es schon viel spannender. Früher hat dieser Kunde recht gut gezahlt (nach 18 19 20 14 8 Tagen). Dann wurde es wohl etwas schwieriger. Corona? Die Zahlungsdauer ging auf 82 Tage rauf. Dann entspannte sich die Lage wohl wieder: Die Zahlungsdauer ging gut erkennbar von 82 über 66, 52, 38 Tage runter auf Skontozahlung (7,8 Tage).

Deutliche Anzeichen für eine drohende Zahlungsunfähigkeit / Insolvenz. Einfach "nebenbei" ausgewertet über die Liste 106 Debitor - Fällige Psten aus Navision / Business Central heraus

…Und hier haben wir ein Prachtexemplar an roter Alarmleuchte. Anfangs hat er noch sofort bezahlt (0,2), dann innerhalb der Skontofrist (8 Tage), dann nutzte er schon seine Nettozahlungsfrist (22 Tage), dann überzog er (69 und 81 Tage). Die aktuellen Forderungen sind nun schon 53, 66, 81, 197 Tage überfällig: Dieser Trend war bereits vor langer Zeit zu erkennen!

Und: Das machen Sie einfach so nebenbei. Zumindest kenne ich es so, dass die fällige Postenliste (Report 106 in Navision / Business Central) ein beliebtes Werkzeug ist, um kurz vor dem (hoffentlich automatisierten?) Mahnlauf noch einmal schnell über die offenen Debitorenposten drüber zu sehen. Und das mit echter Intelligenz, nicht mit künstlicher.

Und damit Sie das mal schnell mit dem Kunden klären können, ist die Mailadresse und die Rufnummer gleich mit angegeben. Minimale Anpassungen für optimale Arbeitserleichterung: So geht Navision!

Automatische Liquiditätsplanung mit Navision / Business Central

Aus diesen Daten kann sogar noch viel mehr generiert werden! Z.B. kann Ihnen Navision die Fälligkeiten in den Debitorenposten von Navision / Business Central automatisch aus den letzten 3 Zahlungszyklen ermitteln. Auf diese Weise ist Ihre eigene Liquiditätsplanung -ohne jede weitere zusätzliche manuelle Arbeit- viel genauer, als Sie das je von Hand machen können. Die Statistik lügt nicht.

Weitere Warnsignale vor Forderungsausfällen / Insolvenzen

Erste Bestellung? Evtl. noch mit einem auffällig hohen Warenwert, oder ungewöhnlichen Produktkombinationen? Wenn Sie den Kunden noch so rein gar nicht kennen, ist dies immer mit einer gewissen Gefahr verbunden.
Hier helfen Ratingagenturen wie Creditreform oder Euler Hermes Rating mit einer Bonitätsprüfung. In Shopware sogar automatisch per Plugin!

Achten Sie dabei auch, ob z.B. sehr hochpreisige Produkte Ihres Sortiments dabei sind, die es anderswo billiger gibt, oder gerade Produkte, die sich leicht wieder verkaufen lassen, wie z.B. Kameras, Laptops, Notebooks… Betrüger vergleichen keine Preise.

Bei abweichenden Lieferadressen in der ersten Bestellung sollten Sie ebenfalls hellhörig werden, genauso wie bei Lieferungen an Packstationen.

Achten Sie auch auf Name <> Mailadresse. Ein Rüdiger Müller mit der Mailadresse Ralf.mayer@web.de oder ein Ralf3245532@web.de sollte Sie wachsam werden lassen.

Mailadresen mit vielen Ziffern oder zufälligen Buchstabenkombinationen sind oft automatisch (z.B. durch einen Bot) erstellt worden. Und wenn die Bestellung dann noch in den tiefen Nachtstunden eingetroffen ist… telefonieren Sie lieber einmal hinterher. Das kann ja auch Kundenservice sein. 🙂

Bei Bestandskunden sind die Hinweise Dehnung des Zahlungszieles (wie oben beschrieben) und Scheinreklamationen ein Indikator. Wobei letzter Punkt sich automatisch in den oben dargestellten überzogenen Zahlungszeilen äußert – sehr praktisch!

Früher unübliche Teilzahlungen oder Änderungen von Bankverbindungen sind ein weiterer Hinweis, der im Kopf bleiben sollte.

Ganz offensichtlich, aber manuell zu behandeln sind die klaren Warnzeichen wie Unerreichbarkeit der Geschäftsführung, Wettbewerber, die Ihren Kunden nur noch gegen Vorkasse oder Barzahlung beliefern, Umfirmierungen, Verlagerungen von Geschäftsfeldern in das Ausland, Rabattschlachten (wie damals beim „Praktiker Baumarkt“), ausweichende Antworten von Mitarbeitern zur Betriebslage, Mitarbeiterfluktuation, oft wechselnde Ansprechpartner

Achten Sie auch darauf, ob Ihr Ansprechpartner einen Kommentar fallen lässt, in der Art „Seit Herr oder Frau xxx nicht mehr hier ist, klappt hier gar nichts mehr“ oder so ähnlich. Es gibt in durchschnittlichen Firmen meist nur durchschnittliche Mitarbeiter. Diese Firmen werden vom Markt getragen.

Spannender ist es bei überdurchschnittlichen Firmen! Oft hängt die Brillanz des Unternehmens nur von einem oder ganz wenigen Mitarbeitern ab. Ein wirklich guter Verkäufer, ein exzellenter Programmierer, ein supergeschickter Einkäufer. In diesem Falle kann das Weggehen einer einzelnen Person die Marktführerschaft eines ganzen Unternehmens gefährden.

Und sogar dieser Vorgang selbst kann ein Indikator sein: Gute Mitarbeiter verlassen ein schwankendes Unternehmen meist als erstes, womit sie dann die Schwankungen noch verstärken.