Nav Fax, Mail, PDF, Docuware, Archiv aus jedem Navision

Navision · Shopware · App

Diese Funktion richtet sich besonders an Anwender der nativen Navisionversionen(Navision Classic Client) . Um aus Navision 3.53, Navision 3.56 (beides die blauen DOS Versionen), Navision 2.01 über Navision 4.03 bis Navision 2009R2 PDF Dokumente zu erzeugen, musste man ein klein wenig tricksen. Mit meiner Erweiterung ist das aber kein Hexenwerk mehr: Pro Tabelle (Auftragskopf, Geb. Rechnung, Mahnung, Einkauf Bestellung…) kann ein mehrsprachiger Mailtext mit Platzhaltern definiert werden (Textbausteine). Damit kann ihr „Altes Navision“ schon mehr als das neue Navision, also RTC oder Navision / Business Central 365. Denn selbstverständlich kann auch gleich die passende Mailadresse mit übergeben werden, auf Wunsch sogar mit Auswahl aus der Kontaktetabelle. Wobei das grundsätzlich natürlich auch in Navision RTC und Business Central 365 möglich ist, dort halt ganz anders.

Mail aus Navision Classic Client (bis 2009R2)


Die zentrale Druckfunktion wird jeweils mit STRG+P (Print)aufgerufen.

Druck auf Papier – Auswahl über den normalen Navision Druckdialog inklusive Seitenansicht.
Wenn Docuware integriert ist, so wurde an dieser Stelle bereits das Dokument an Docuware übergeben.
Mail – Mail an die angezeigte Emailadresse. Ist eine Mailadresse vorhanden, so wird die Auswahl bereits mit Mail vorbelegt.
Fax – Sollte David (Tobit) installiert sein, so kann das Dokument direkt an die angegebene Faxrufnummer gesendet werden. Ist ein Faxsystem installiert, und keine Mailadresse angegeben, so wird Fax vorausgewählt.
Interaktive Mail – Hier wird das fertige Dokument zusammen mit den Mailtext zu einer Mail aufbereitet. Diese Mail kann vom Benutzer verändert und mit zusätzlichen Mailadressen versehen werden. Sind bei dem Kontakt zu diesem Debitoren oder Kreditoren weitere Kontakte mit Mailadressen hinterlegt, so öffnet Navision erst die Kontaktauswahl. Sie können hier beliebige Kontakte markieren. Navision übernimmt die zugehörigen Mailadressen in die interaktive Email. Achtung! Diese Möglichkeit hängt von der konkreten Implementation und Absprache ab, und ist für die editierbare Mail zwingend von Outlook 32 bit abhängig. Die Adressauswahl kann aber auch mit jedem anderen Mailsystem, inkl. BLAT Mail, vorgenommen werden.

Installation des notwendigen Navision PDF-Treibers

Rufen Sie bitte die Windows-Features auf: STRG+ESC, „Feature“ eintippen:

Aufrufen der Windows-Features mit STRG+ESC (Schnellster Weg)

Überprüfen Sie hier bitte, ob das Feature „Microsoft-Druckausgabe in PDF“ aktiviert ist. Hinweis: Sollte später beim Auswählen des Microsoft PDF Druckertreibers „Microsoft Print to PDF“ dieser Treiber nicht zur Verfügung stehen, so de-aktivieren Sie bitte dieses Feature, starten Windows neu, und aktivieren Sie dieses Feature wieder. Es kommt schon mal vor das Windows diesen Druckertreiber schlicht „vergisst“ und er dadurch nicht zur Verfügung steht.

Windows-Feature Microsoft-Druckausgabe in PDF

Nun legen Sie bitte einen neuen Drucker an, mit dem Namen NavisionPDF und dem Druckertreiber Microsoft Print to PDF

Drücken Sie bitte wieder STRG+ESC, und tippen Sie direkt „Drucker“ ein. Öffnen Sie bitte „Drucker & Scanner“. Klicken Sie bitte „Drucker oder Scanner hinzufügen“ an. Nach kurzer Wartezeit erscheint „Der gewünschte Drucker ist nicht aufgelistet“. Klicken Sie diesen Text bitte an. Es erscheint „Einen Drucker anhand anderer Optionen suchen“. Wählen Sie bitte die Option „Lokalen Drucker oder Netzwerkdrucker mit manuellen Einstellungen hinzufügen“ & Weiter.

Es erscheint Einen Druckeranschluss auswählen. Wählen Sie bitte Neuen Anschluss erstellen und den Anschlusstyp Local Port aus und Weiter.
Geben Sie bitte C:\Temp\Navision.pdf in der aufgehenden Textbox ein.
Achten Sie bitte darauf, hier auch gleich im Explorer den Ordner c:\temp anzulegen!
Der Gewünschte PDF_Treiber steht an dieser Stelle NICHT zur Verfügung! Wählen Sie bitte irgendeinen Microsoft-Treiber, und klicken Sie weiter.

Geben Sie einen Druckernamen ein: Druckername: NavisionPDF & weiter.
Drucker nicht freigeben.
Checkbox Als Standarddrucker festlegen deaktivieren & fertig stellen.

Der neue Drucker erscheint in der Druckerliste. Bitte Anklicken und Verwalten auswählen, dann „Druckereigenschaften“, dann den Registertab Erweitert. Dort können Sie nun den Treiber Microsoft Print to PDF auswählen. Sollte dieser Treiber nicht zur Auswahl stehen, deinstallieren und aktivieren Sie bitte wie oben angegeben das Microsoft Feature erneut.

„Normalerweise“ wäre es hier auch nötig, die Option „Druckaufträge direkt zum Drucker leiten“. Dies würde das ganze PDF-Handling unter Navision deutlich beschleunigen. So ist die alte, per Ghostscript arbeitende Version tatsächlich auf einigen Computern noch schneller. Leider sterben die dafür geeigneten Druckertreiber (Kein XPS, kein GDI, Farbfähig, am besten noch A3 fähig…) nach und nach aus (werden von Microsoft aus dem Support genommen). Daher ist dies hier die einzige elegante verbleibende Möglichkeit, PDF’s direkt aus Navision zu erzeugen. Sollten Sie noch die alte, auf Ghostscript aufsetzende navision zu PDF Variante benutzen, sprechen Sie mich bitte an wegen der Umstellung auf Microsoft Print to PDF.

Die dafür nun notwendige Logik (warten, bis das PDF bereitsteht, Umbenennen zu einem versendbaren Dokument) findet nun komplett innerhalb meiner Navision-Funktion statt.
Vorteil: Es ist nun kein Ghostscript mehr dafür notwendig!

Einrichtung in Navision

Sie brauchen nun nur noch die Textbausteine einzurichten, WENN Sie diese nutzen möchten.
Sie finden diese unter Verwaltung/Anwendung Einrichtung/Allgemein/Finanzmanagement/Standardtextcodes

Screenshot aus Navision2009 Classic Client für Einrichtung der Textbausteine für Mailbestellungen/Mailrechnungen/Mailauftragsbestätigungen direkt aus Navision heraus
Pflege der Textbausteine im Navision 2009 Classic Client für Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Rechnungen per Mail direkt aus Navision heraus. Sie dürfen auch HTML_Codes hier verwenden.