Nav Fax, Mail, PDF, Docuware aus jedem Navision

Navision · Shopware · App

Diese Funktion richtet sich besonders an Anwender der nativen Navisionversionen. Um aus Navision 3.53, Navision 3.56 (beides die blauen DOS Versionen), Navision 2.01 über Navision 4.03 bis Navision 2009R2 PDF Dokumente zu erzeugen, musste man ein klein wenig tricksen. Mit unseren Tools ist das aber, nach der ersten Einrichtung, kein Hexenwerk mehr: Pro Tabelle (Auftragskopf, Geb. Rechnung, Mahnung, Einkauf Bestellung…) kann ein mehrsprachiger Mailtext mit Platzhaltern definiert werden (Textbausteine).
Die zentrale Druckfunktion wird jeweils mit STRG+P (Print)aufgerufen.

Druck auf Papier – Auswahl über den normalen Navision Druckdialog inklusive Seitenansicht.
Wenn Docuware integriert ist, so wurde an dieser Stelle bereits das Dokument an Docuware übergeben.
Mail – Mail an die angezeigte Emailadresse. Ist eine Mailadresse vorhanden, so wird die Auswahl bereits mit Mail vorbelegt.
Fax – Sollte David (Tobit) installiert sein, so kann das Dokument direkt an die angegebene Faxrufnummer gesendet werden. Ist ein Faxsystem installiert, und keine Mailadresse angegeben, so wird Fax vorausgewählt.
Interaktive Mail – Hier wird das fertige Dokument zusammen mit den Mailtext zu einer Mail aufbereitet. Diese Mail kann vom Benutzer verändert und mit zusätzlichen Mailadressen versehen werden. Sind bei dem Kontakt zu diesem Debitoren oder Kreditoren weitere Kontakte mit Mailadressen hinterlegt, so öffnet Navision erst die Kontaktauswahl. Sie können hier beliebige Kontakte markieren. Navision übernimmt die zugehörigen Mailadressen in die interaktive Email.

Installation des notwendigen PDF-Treibers

Rufen Sie bitte die Windows-Features auf: STRG+ESC, „Feature“ eintippen:

Aufrufen der Windows-Features mit STRG+ESC (Schnellster Weg)

Überprüfen Sie hier bitte ob das Feature „Microsoft-Druckausgabe in PDF“ aktiviert ist. Hinweis: Sollte später beim Auswählen des Microsoft PDF Druckertreibers „Microsoft Print to PDF“ dieser Treiber nicht zur Verfügung stehen, so de-aktivieren Sie bitte dieses Feature, starten Windows neu, und aktivieren Sie dieses Feature wieder. Es kommt schon mal vor das Windows diesen Druckertreiber schlicht „vergisst“ und er dadurch nicht zur Verfügung steht.

Windows-Feature Microsoft-Druckausgabe in PDF

Nun legen Sie bitte einen neuen Drucker an, mit dem Namen NavisionPDF und dem Druckertreiber Microsoft Print to PDF

Drücken Sie bitte wieder STRG+ESC, und tippen Sie direkt „Drucker“ ein. Öffnen Sie bitte „Drucker & Scanner“. Klicken Sie bitte „Drucker oder Scanner hinzufügen“ an. Nach Kurzer Wartezeit erscheint „Der gewünschte Drucker ist nicht aufgelistet“. Klicken Sie diesen Text bitte an. Es erscheint „Einen Drucker anhand anderer Optionen suchen“. Wählen Sie bitte die Option „Lokalen Drucker oder Netzwerkdrucker mit manuellen Einstellungen hinzufügen“ & Weiter.

Es erscheint Einen Druckeranschluss auswählen. Wählen Sie bitte Neuen Anschluss erstellen und den Anschlusstyp Local Port aus und Weiter.
Geben Sie bitte C:\Temp\Navision.pdf in der aufgehenden Textbox ein.
Der Gewünschte PDF_Treiber steht an dieser Stelle NICHT zur Verfügung! Wählen Sie bitte irgendeinen Microsoft-Treiber, und klicken Sie weiter.

Geben Sie einen Druckernamen ein: Druckername: NavisionPDF & weiter.
Drucker nicht freigeben.
Checkbox Als Standarddrucker festlegen deaktivieren & Fertig stellen.

Der neue Drucker erscheint in der Druckerliste. Bitte Anklicken und Verwalten auswählen, dann „Druckereigenschaften“, dann den Registertab Erweitert. Dort können Sie nun den Treiber Microsoft Print to PDF auswählen. Sollte dieser Treiber nicht zur Auswahl stehen, deinstakllieren und aktivieren Sie bitte wie oben angegeben das Microsoft Feature erneut.

„Normalerweise“ wäre es hier auch nötig, die Option „Druckaufträge direkt zum Drucker leiten“. Dies würde das ganze PDF-Handling unter Navision deutlich beschleunigen. So ist die alte, per Ghostscript hier zu findende Version tatsächlich immer noch schneller. Doch leider sterben die dafür geeigneten Druckertreiber (Kein XPS, kein GDI, Farbfähig, am besten noch A3 fähig…) nach und nach aus (werden von Microsoft aus dem Support genommen). Daher ist dies hier die einzige elegante verbleibende Möglichkeit, PDF’s direkt aus Navision zu erzeugen.

Die dafür noch notwendige logik (warten, bis das PDF bereit steht, Umbenennen zu einem Versendbaren Dokument) findet nun komplett innerhalb der beworbenen Navision-Funktion statt.
Vorteil: Es ist kein Ghostscript mehr notwendig!